اگر صاحب یک فروشگاه، مغازه یا کسب‌وکار کوچک هستید، احتمالاً تا امروز یا از دفتر کاغذی استفاده کرده‌اید یا از اکسل (Excel) برای ثبت حساب‌ها کمک گرفته‌اید. این روش‌ها ساده و دم‌دست هستند اما وقتی کسب‌وکارتان کمی بزرگ‌تر می‌شود، مشکلات یکی پس از دیگری سراغتان می‌آیند: از خطای انسانی گرفته تا سختی در گزارش‌گیری. اینجاست که نرم‌افزار حسابداری آنلاین وارد میدان می‌شود.
در این مقاله بررسی می‌کنیم که استفاده از اکسل چه مزایا و معایبی دارد و چرا نرم افزار حسابداری دارا می‌تواندانتخاب بهتری برای شما باشد.
مزایا و معایب نرم افزار حسابداری یا اکسل
مزایا
1: دسترس‌پذیر و ارزان: اکثر افراد اکسل را روی کامپیوتر خود دارند.
2: انعطاف‌پذیر: می‌توانید هر جدولی که می‌خواهید طراحی کنید.
3: ساده برای شروع: برای کارهای خیلی کوچک یا ثبت چند تراکنش، کافی است.
معایب
1: ریسک خطای انسانی: کافیست یک فرمول اشتباه وارد نرم افزارحساب کنید تا کل محاسبات بهم بخورد.
2 : عدم امنیت: فایل اکسل به راحتی حذف یا کپی می‌شود اما در نرم افزار حسابداری امکان پذیر نیست.
3: عدم گزارش‌گیری حرفه‌ای: برای دیدن سود و زیان، باید فرمول‌های پیچیده بنویسید.
4: عدم پشتیبانی تیمی: اگر چند نفر بخواهند همزمان استفاده کنند، دچار مشکل می‌شوید.
نرم‌افزار حسابداری آنلاین چرا انتخاب بهتری است؟
مزایا نرم افزار حسابداری
- خودکارسازی محاسبات: هیچ نیازی به فرمول‌نویسی ندارید. سیستم همه چیز را دقیق محاسبه می‌کند.
- دسترسی از هرجا: کافی است اینترنت داشته باشید تا حتی از گوشی موبایل وارد حساب‌های خود شوید.
- دسترسی از هرجا: کافی است اینترنت داشته باشید تا حتی از گوشی موبایل وارد حساب‌های خود شوید.
- مناسب برای رشد کسب‌وکار: چه ۱۰ تراکنش داشته باشید چه هزار، نرم‌افزار می‌تواند همه را مدیریت کند.
معایب نرم افزار حسابداری
- ممکن است برای کسانی که عادت به اکسل دارند، در ابتدا کمی جدید و متفاوت به نظر برسدعادت به اکسل دارند.
مقایسه : نرم افزار حسابداری | اکسل
| نرم‌افزار حسابداری | اکسل | ویژگی |
| بسیار ساده، آماده استفاده | متوسط (نیاز به فرمول‌نویسی | سهولت استفاده |
| متوسط (نیاز به فرمول‌نویسی) | ضعیف (فایل لوکال) | امنیت اطلاعات |
| کامل و خودکار | محدود و دستی | گزارش‌گیری |
| هزینه اندک اشتراک، ولی ارزش بالاتر | رایگان یا ارزان | هزینه |
| آسان (دسترسی چندکاربره) | سخت | کار گروهی |
چه زمانی از اکسل استفاده کنیم؟
- اگر کسب‌وکار شما خیلی کوچک است (مثلاً فقط ۱۰–۲۰ تراکنش در ماه دارید)، اکسل می‌تواند موقتاً پاسخگو باشد.
چه زمانی نرم‌افزار حسابداری بهترین انتخاب است؟چه زمانی نرم‌افزار حسابداری بهترین انتخاب است؟
1 :وقتی حجم تراکنش‌های شما زیاد می‌شود از نرم افزار حسابداری باید استفاده کنیم.
2 :وقتی چند نفر باید همزمان حساب‌ها را بررسی کنند.
3 :وقتی نیاز به گزارش‌گیری سریع و دقیق دارید.
نتیجه گیری
اکسل ابزاری خوب اما محدود است. برای شروع شاید کافی باشد، اما اگر کسب‌وکار شما می‌خواهد رشد کند، حرفه‌ای شود و زمان کمتری برای حسابداری صرف کند، بهترین انتخاب استفاده از نرم‌افزار حسابداری آنلاین دارا و اکسل ابزاری خوب اما محدود است. برای شروع شاید کافی باشد.
